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ADDRESS, ANSCHRIFT, COMPANY, COMPETENT GERMAN STATE DATA PROTECTION AUTHORITY, DATE, DATENSCHUTZ-E-MAIL, DATUM, Impressum: URL, JURISDICTION, Managing director(s): NAME, POSTCODE, CITY, PRIVACY EMAIL, STREET, NO., SUPPORT EMAIL, SUPPORT-E-MAIL, URL, legal form

. Complete docs/legal/site/entity.json, rebuild and redeploy before submitting the app to App Review.

Datenschutzerklärung

Stand: [DATUM]

App: Brief — Behördenpost verstehen („die App")

Geltungsbereich: die über den Apple App Store in Deutschland vertriebene iOS-App.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

[COMPANY] ([Rechtsform])

[STRASSE, NR.]

[PLZ, ORT], Deutschland

E-Mail: [DATENSCHUTZ-E-MAIL]

[Geschäftsführer: NAME]

[Ggf. Datenschutzbeauftragter: NAME/E-MAIL, oder Hinweis, dass keine Benennungspflicht nach Art. 37 DSGVO / § 38 BDSG besteht]

2. Unser Datenschutzansatz in einem Absatz

Brief ist privacy-first konzipiert. Die Texterkennung (OCR) Ihrer Dokumentfotos erfolgt vollständig auf Ihrem Gerät. Nur wenn Sie eine KI-Analyse anfordern, wird ein bereinigter Textauszug des erkannten Textes — über unseren eigenen sicheren Backend-Proxy — an einen KI-Dienst zur Verarbeitung übermittelt. Ihre Dokumente werden nach der Verarbeitung niemals auf unseren Servern gespeichert, wir setzen keine Werbe-SDKs und kein Tracking ein, und Dokumentinhalte erscheinen niemals in unseren Protokollen.

3. Welche Daten wo und wozu verarbeitet werden

3.1 Dokumentfotos und OCR-Text — nur auf Ihrem Gerät

Wenn Sie ein amtliches Schreiben fotografieren oder importieren, werden das Bild und der daraus extrahierte OCR-Text lokal auf Ihrem Gerät verarbeitet und gespeichert (im geschützten Speicher der App, abgesichert durch die iOS-Datenverschlüsselung).
Fotos und OCR-Text werden beim Scannen nicht an uns oder Dritte übertragen. Die OCR läuft vollständig auf dem Gerät mit Apple-eigenen On-Device-Frameworks.
Lokal gespeicherte Dokumente bleiben unter Ihrer Kontrolle: Sie können einzelne Dokumente oder sämtliche App-Daten jederzeit in der App löschen (siehe Ziffer 9).

3.2 Textauszüge für die KI-Analyse — über unseren Backend-Proxy

Wenn Sie aktiv eine Analyse anfordern, sendet die App den erkannten Text (sowie, soweit für die Qualität erforderlich, begrenzte Strukturangaben wie Hinweise zum Dokumenttyp und Ihre gewählte Sprache) an unser Backend.
Vor dem Versand wendet die App Bereinigungsmaßnahmen an [FINALEN UMFANG DER SANITISIERUNG BESCHREIBEN]. Hinweis: Da der Zweck des Dienstes die Erklärung Ihres Schreibens ist, kann der übermittelte Text naturgemäß personenbezogene Daten enthalten (z. B. Name, Anschrift, Aktenzeichen).
Unser Backend arbeitet als Proxy: Es leitet den Text an unseren KI-Anbieter weiter (Ziffer 6), gibt das Ergebnis an Ihr Gerät zurück und speichert keine Dokumentinhalte. Dokumenttext wird ausschließlich flüchtig im Arbeitsspeicher verarbeitet und weder in Server-Logs noch in Analysen geschrieben.
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS).

3.3 Anonyme Installationskennung

Die App verwendet eine zufällig erzeugte, anonyme Installationskennung (nicht mit Name, E-Mail, Apple-ID oder Geräteseriennummer verknüpft). Zwecke: Durchsetzung des kostenlosen Kontingents und der Pro-Fair-Use-Grenze (50 KI-Analysen pro Monat), Missbrauchsprävention und technische Fehlerbehebung.
Die Kennung wird bei Löschung und Neuinstallation der App zurückgesetzt [IMPLEMENTIERUNG BESTÄTIGEN].

3.4 Abonnementstatus über Apple

Käufe werden vollständig über Apple abgewickelt (App Store / StoreKit 2). Wir erhalten von Apple weder Name noch Anschrift oder Zahlungsdaten. Wir erhalten bzw. prüfen ausschließlich Berechtigungsinformationen zum Abonnement (z. B. signierte Transaktions-/Verlängerungsdaten, Produkt-ID, Ablaufdatum, ursprüngliche Transaktions-ID), um Pro-Funktionen freizuschalten und Betrug zu verhindern.
Für die Verarbeitung durch Apple gilt die Datenschutzerklärung von Apple.

3.5 Technisch notwendige Verbindungsdaten

Bei der Kommunikation der App mit unserem Backend werden übliche Verbindungsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitstempel, Anfragestatus). IP-Adressen dienen ausschließlich dem Verbindungsaufbau und der Sicherheit und werden [nicht gespeichert / max. [X] Tage in Sicherheitsprotokollen gespeichert — BESTÄTIGEN]. Dokumentinhalte erscheinen niemals in Protokollen.

3.6 Was wir NICHT tun

Keine Werbung, keine Werbe-SDKs, kein Tracking und keine Analyse-SDKs Dritter, kein Fingerprinting, kein Verkauf oder Teilen personenbezogener Daten zu Marketingzwecken, kein Werbeprofiling, keine Nutzung Ihrer Dokumente zum Training von KI-Modellen [VERTRAGLICH MIT KI-ANBIETER ABSICHERN — siehe Ziffer 6].

4. Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

Verarbeitung	Rechtsgrundlage
Erbringung des von Ihnen angeforderten Kerndienstes (OCR auf dem Gerät; KI-Analyse des von Ihnen übermittelten Textes; Rückgabe der Ergebnisse; Kontingent-/Fair-Use-Zählung; Prüfung der Abo-Berechtigung)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage
Sicherheit, Missbrauchsprävention, technische Stabilität, Rechtsverteidigung	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigte Interessen (sicherer und zuverlässiger Betrieb der App; Interessenabwägung fällt angesichts der minimalen Datenbasis zu Ihren Gunsten aus)

[Falls künftig eingeführt: optionale einwilligungsbasierte Funktionen, z. B. optionales Cloud-Backup]	[Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung; derzeit NICHT genutzt]

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) — wichtiger Hinweis

Amtliche Schreiben, die Sie scannen, können besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten — etwa Gesundheitsdaten (Arzt- oder Versicherungsschreiben), Angaben zu rechtlichen Verfahren oder andere sensible Inhalte.

Solche Daten werden ausschließlich auf Ihre eigene Initiative verarbeitet: Sie entscheiden, welches Dokument Sie fotografieren und ob Sie eine KI-Analyse anfordern. [DURCH KANZLEI ZU PRÜFEN: einschlägiger Erlaubnistatbestand nach Art. 9 Abs. 2 — z. B. ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a vor der ersten Analyse; Empfehlung: expliziten In-App-Einwilligungsschritt implementieren.]
Sensible Inhalte werden ausschließlich zur Erstellung der von Ihnen angeforderten Analyse genutzt — niemals für Werbung, Profiling, Modelltraining oder andere Zwecke — und serverseitig nach der Verarbeitung nicht aufbewahrt (Ziffer 7).

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen wenige Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein, gebunden durch Auftragsverarbeitungsverträge:

Auftragsverarbeiter	Zweck	Standort / Transfergarantie
[KI-ANBIETER — NAME, GESELLSCHAFT, ANSCHRIFT]	Erstellung der KI-Analysen aus den von Ihnen übermittelten Textauszügen	[EU-Region / Drittland — angeben. Bei Drittland: Mechanismus gem. Ziffer 6.1] · [BESTÄTIGEN: Zero-Data-Retention / kein Training laut AVV]
[HOSTING-ANBIETER — NAME, GESELLSCHAFT, ANSCHRIFT]	Hosting unseres Backend-Proxys	[EU-Region bevorzugt — angeben]

Apple Inc. / Apple Distribution International Ltd.	App-Vertrieb, In-App-Käufe, Abo-Verwaltung	Apple handelt für App-Store-Transaktionen weitgehend als eigenständiger Verantwortlicher

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, außer bei gesetzlicher Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6.1 Drittlandtransfers

Soweit ein Auftragsverarbeiter Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet, stellen wir ein angemessenes Schutzniveau sicher durch: einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO — für zertifizierte US-Anbieter einschließlich des EU-U.S. Data Privacy Framework) oder die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) nebst ergänzender Maßnahmen, soweit erforderlich. [JE ANBIETER NACH VERTRAGSSCHLUSS KONKRETISIEREN. Präferenz: EU-Verarbeitungsendpunkte des KI-Anbieters, soweit verfügbar.]

7. Speicherdauer

Serverseitig: Dokumenttext wird flüchtig verarbeitet und nach Abschluss der Verarbeitung nicht gespeichert. Keine Kopien, keine Backups von Dokumentinhalten. [Sicherheits-/Verbindungsprotokolle ohne Inhalte: max. [X] Tage — BESTÄTIGEN.]
Auf Ihrem Gerät: Gescannte Dokumente, OCR-Texte, Analysen und Antwortentwürfe bleiben lokal gespeichert, bis Sie sie löschen (einzeln oder über „Alle Daten löschen" in den Einstellungen). Mit Löschung der App werden alle lokalen App-Daten entfernt.
Abo-/Berechtigungsdaten: Minimale Berechtigungsdaten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Bereitstellung von Pro und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist (z. B. §§ 147 AO, 257 HGB, soweit einschlägig) [DURCH KANZLEI ZU PRÜFEN — Zahlungsdaten liegen bei Apple].
Anonyme Installationskennung und Fair-Use-Zähler: für die Dauer der Installation; Zähler beziehen sich auf rollierende Monatszeiträume.

8. Keine Werbung, kein Tracking

Die App enthält keine Werbe-SDKs und kein Tracking durch Dritte. Wir verfolgen Sie nicht über Apps oder Websites hinweg. Die App fordert daher keine App-Tracking-Transparency-Berechtigung an; das App-Store-Datenschutzlabel weist ausschließlich Kategorien „Nicht mit Ihnen verknüpfte Daten" aus [FINALES LABEL MIT IMPLEMENTIERUNG ABGLEICHEN].

9. Ihre Rechte — und wie die App sie umsetzt

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21) sowie das Recht, keiner automatisierten Entscheidung mit Rechtswirkung unterworfen zu werden (Art. 22 — die Analysen der App sind rein informativ und entfalten keine Rechtswirkung; die Entscheidung trifft stets ein Mensch: Sie).
In-App-Selbstbedienung: Die App bietet eine Export-Funktion (Export Ihrer Dokumente, Analysen und Entwürfe in einem portablen Format — dient Art. 15/20) und eine Funktion „Alle Daten löschen" (entfernt sämtliche lokalen Daten; da wir serverseitig keine Dokumentinhalte speichern, werden Ihre Inhalte damit effektiv gelöscht — dient Art. 17).
Für alles Weitere (z. B. Fragen zu Backend-Daten wie Berechtigungsdaten) erreichen Sie uns unter [DATENSCHUTZ-E-MAIL]. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Beruht eine Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

10. Kinder

Die App richtet sich nicht an Kinder. Sie ist für Personen bestimmt, die amtliche Post erhalten, d. h. in der Regel ab 16 Jahren [DURCH KANZLEI BESTÄTIGEN / mit App-Store-Altersfreigabe abgleichen]. Wir verarbeiten wissentlich keine Daten von Kindern.

11. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO): TLS-Verschlüsselung bei der Übertragung, iOS-Geräteverschlüsselung im Ruhezustand, datensparsame Architektur (On-Device-OCR, flüchtige Serververarbeitung), Zugriffskontrollen und keine Protokollierung von Inhalten. Kein Übertragungsweg ist zu 100 % sicher; wir überprüfen unsere Maßnahmen fortlaufend.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich die App oder rechtliche Anforderungen ändern. Die aktuelle Fassung ist stets in der App und unter [URL] verfügbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie in der App. Das oben genannte Datum („Stand") zeigt die letzte Überarbeitung.

13. Kontakt und Aufsichtsbehörde

Datenschutzanfragen und Betroffenenrechte: [DATENSCHUTZ-E-MAIL]
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für [COMPANY] zuständig ist: [ZUSTÄNDIGE LANDESDATENSCHUTZBEHÖRDE — abhängig vom Bundesland des Firmensitzes], [ANSCHRIFT, WEBSITE].

DRAFT v0.1 — prepared 2026-08-04. Requires review by qualified counsel before publication.