Datenschutzerklärung

Stand: 5. August 2026

App: Brief — Behördenpost verstehen („die App")

Geltungsbereich: die über den Apple App Store in Deutschland vertriebene iOS-App.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Vasile Piciriga

Odenwaldstr. 1

63820 Elsenfeld, Deutschland

E-Mail: vasilepiciriga@gmail.com

Wir sind in Deutschland niedergelassen; ein Vertreter nach Art. 27 DSGVO ist daher nicht zu

benennen. Fragen zu dieser Erklärung und zu Ihren Rechten richten Sie bitte an die vorstehende

Anschrift.

2. Unser Datenschutzansatz in einem Absatz

Brief ist privacy-first konzipiert. Die Texterkennung (OCR) Ihrer Dokumentfotos erfolgt vollständig auf Ihrem Gerät. Nur wenn Sie eine KI-Analyse anfordern, wird ein bereinigter Textauszug des erkannten Textes — über unseren eigenen sicheren Backend-Proxy — an einen KI-Dienst zur Verarbeitung übermittelt. Ihre Dokumente werden nach der Verarbeitung niemals auf unseren Servern gespeichert, und Dokumentinhalte erscheinen niemals in unseren Protokollen. Die App zeigt keine Werbung. Mit Ihrer Erlaubnis — und nur dann — misst sie ihre eigene Werbung über zwei Werbenetzwerke (Ziffer 8); Ihre Briefe, deren Text und Ihre Antworten sind nie Teil dieser Messung.

3. Welche Daten wo und wozu verarbeitet werden

3.1 Dokumentfotos und OCR-Text — nur auf Ihrem Gerät

Wenn Sie ein amtliches Schreiben fotografieren oder importieren, werden das Bild und der daraus extrahierte OCR-Text lokal auf Ihrem Gerät verarbeitet und gespeichert (im geschützten Speicher der App, abgesichert durch die iOS-Datenverschlüsselung).
Fotos und OCR-Text werden beim Scannen nicht an uns oder Dritte übertragen. Die OCR läuft vollständig auf dem Gerät mit Apple-eigenen On-Device-Frameworks.
Lokal gespeicherte Dokumente bleiben unter Ihrer Kontrolle: Sie können einzelne Dokumente oder sämtliche App-Daten jederzeit in der App löschen (siehe Ziffer 9).

3.2 Textauszüge für die KI-Analyse — über unseren Backend-Proxy

Wenn Sie aktiv eine Analyse anfordern, sendet die App den erkannten Text (sowie, soweit für die Qualität erforderlich, begrenzte Strukturangaben wie Hinweise zum Dokumenttyp und Ihre gewählte Sprache) an unser Backend.
Vor dem Versand entfernt die App Zeilen, die wie ein Manipulationsversuch gegenüber dem KI-System aussehen, und übermittelt ausschließlich den erkannten Text — niemals das Foto oder die PDF-Datei. Namen, Anschriften oder Aktenzeichen werden nicht entfernt: Das würde genau die Angaben zerstören, auf denen die Erklärung beruht. Hinweis: Da der Zweck des Dienstes die Erklärung Ihres Schreibens ist, kann der übermittelte Text naturgemäß personenbezogene Daten enthalten (z. B. Name, Anschrift, Aktenzeichen).
Unser Backend arbeitet als Proxy: Es leitet den Text an unseren KI-Anbieter weiter (Ziffer 6), gibt das Ergebnis an Ihr Gerät zurück und speichert keine Dokumentinhalte. Dokumenttext wird ausschließlich flüchtig im Arbeitsspeicher verarbeitet und weder in Server-Logs noch in Analysen geschrieben.
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS).

3.3 Anonyme Installationskennung

Die App verwendet eine zufällig erzeugte, anonyme Installationskennung (nicht mit Name, E-Mail, Apple-ID oder Geräteseriennummer verknüpft). Zwecke: Durchsetzung des kostenlosen Kontingents und der Pro-Fair-Use-Grenze (50 KI-Analysen pro Monat), Missbrauchsprävention und technische Fehlerbehebung.
Die Kennung liegt im Schlüsselbund des Geräts und wird durch „Alle Daten löschen" vernichtet; auch Löschen und Neuinstallation der App erzeugt eine neue Kennung.

3.4 Abonnementstatus über Apple

Käufe werden vollständig über Apple abgewickelt (App Store / StoreKit 2). Wir erhalten von Apple weder Name noch Anschrift oder Zahlungsdaten. Wir erhalten bzw. prüfen ausschließlich Berechtigungsinformationen zum Abonnement (z. B. signierte Transaktions-/Verlängerungsdaten, Produkt-ID, Ablaufdatum, ursprüngliche Transaktions-ID), um Pro-Funktionen freizuschalten und Betrug zu verhindern.
Für die Verarbeitung durch Apple gilt die Datenschutzerklärung von Apple.

3.5 Technisch notwendige Verbindungsdaten

Bei der Kommunikation der App mit unserem Backend werden übliche Verbindungsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitstempel, Anfragestatus). IP-Adressen dienen ausschließlich dem Verbindungsaufbau und der Sicherheit. Wir führen darüber kein eigenes Anwendungsprotokoll; unser Hosting-Anbieter protokolliert nach seinen eigenen Bedingungen, eine Speicherdauer hierfür können wir nicht angeben. Dokumentinhalte erscheinen niemals in Protokollen.

3.6 Was wir NICHT tun

Keine Werbung in der App, keine Auswertung Ihrer Dokumente, kein Fingerprinting, kein Verkauf oder Teilen personenbezogener Daten zu Marketingzwecken, kein Profiling Ihrer Briefe, und wir selbst nutzen Ihre Dokumente niemals zum Training von KI-Modellen. Die App enthält zwei SDKs zur Werbemessung (Meta, TikTok). Mit Ihrer Erlaubnis melden sie, dass diese Installation über eine unserer Anzeigen kam und ob einige generische Meilensteine folgten; Ziffer 8 nennt genau, was sie erhalten können und was nie. Was der KI-Anbieter tut, richtet sich nach unserem Vertrag mit ihm; solange dieser Vertrag nicht geschlossen und in der Liste der Unterauftragsverarbeiter veröffentlicht ist, behaupten wir nicht mehr als das.

4. Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

Verarbeitung	Rechtsgrundlage
Erbringung des von Ihnen angeforderten Kerndienstes (OCR auf dem Gerät; KI-Analyse des von Ihnen übermittelten Textes; Rückgabe der Ergebnisse; Kontingent-/Fair-Use-Zählung; Prüfung der Abo-Berechtigung)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage
Sicherheit, Missbrauchsprävention, technische Stabilität, Rechtsverteidigung	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigte Interessen (sicherer und zuverlässiger Betrieb der App; Interessenabwägung fällt angesichts der minimalen Datenbasis zu Ihren Gunsten aus)
Übermittlung des erkannten Textes an den KI-Dienst zur Analyse	Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO — Ihre ausdrückliche Einwilligung, die vor der ersten Analyse eingeholt wird, die Ihr Gerät verlässt, und die Sie jederzeit in den Einstellungen widerrufen können
Werbemessung mit der Werbe-ID (Zuordnung einer Installation und generischer Meilensteine in der App zu unseren eigenen Anzeigen über Meta und TikTok)	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Ihre Einwilligung, erteilt in der App-Tracking-Transparency-Abfrage und jederzeit widerrufbar in den iOS-Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Tracking

Aggregierte Werbemessung ohne Werbe-ID (Apple SKAdNetwork, Meta Aggregated Event Measurement)	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse zu wissen, ob unsere Werbung wirkt; ohne Kennung, ohne Inhalte, und Sie können jederzeit widersprechen, indem Sie Tracking ablehnen

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) — wichtiger Hinweis

Amtliche Schreiben, die Sie scannen, können besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten — etwa Gesundheitsdaten (Arzt- oder Versicherungsschreiben), Angaben zu rechtlichen Verfahren oder andere sensible Inhalte.

Solche Daten werden ausschließlich auf Ihre eigene Initiative verarbeitet: Sie entscheiden, welches Dokument Sie fotografieren und ob Sie eine KI-Analyse anfordern. Vor der ersten Analyse, die Ihr Gerät verlässt, fragt die App ausdrücklich um Ihre Zustimmung, benennt den KI-Dienst, der den Text erhält, und bietet bei Ablehnung eine Analyse auf dem Gerät an. Für besondere Kategorien stützen wir uns auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Sensible Inhalte werden ausschließlich zur Erstellung der von Ihnen angeforderten Analyse genutzt. Wir selbst nutzen sie niemals für Werbung, Profiling, Modelltraining oder andere Zwecke, und sie werden serverseitig nach der Verarbeitung nicht aufbewahrt (Ziffer 7). Was der KI-Anbieter damit tut, richtet sich nach unserem Vertrag mit ihm, zu denselben Bedingungen wie in Ziffer 3 — mehr behaupten wir hier nicht.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen wenige Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein, gebunden durch Auftragsverarbeitungsverträge:

Auftragsverarbeiter	Zweck	Standort / Transfergarantie
Anthropic PBC (Claude API)	Erstellung der KI-Analyse und des Antwortentwurfs aus dem von Ihnen übermittelten Textauszug	USA — Drittland. Siehe Ziffer 6.1.
Cloudflare, Inc. (Workers, KV, Durable Objects)	Hosting unseres Backend-Proxys, der Fair-Use-Zähler und der Berechtigungsdaten	Verarbeitung am Edge, auch außerhalb der EU/des EWR. Siehe Ziffer 6.1.

Apple Inc. / Apple Distribution International Ltd.	App-Vertrieb, In-App-Käufe, Abo-Verwaltung	Apple handelt für App-Store-Transaktionen weitgehend als eigenständiger Verantwortlicher

Partner für die Werbemessung — eigenständige Verantwortliche, keine Auftragsverarbeiter. Mit Ihrer App-Tracking-Transparency-Erlaubnis erhalten Meta Platforms Ireland Limited (Meta App Events SDK; Datenschutzrichtlinie) und TikTok Technology Limited (TikTok App Events SDK; Datenschutzrichtlinie) die Werbe-ID Ihres Geräts zusammen mit den in Ziffer 8 genannten generischen Ereignissen und verarbeiten sie als eigenständige Verantwortliche nach ihren eigenen Datenschutzrichtlinien und zu eigenen Zwecken. Keiner von beiden erhält Inhalte Ihrer Briefe, und keiner ist an der KI-Analyse oder unserem Backend beteiligt. Beide können die Daten außerhalb der EU/des EWR unter den in Ziffer 6.1 beschriebenen Garantien verarbeiten.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, außer bei gesetzlicher Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6.1 Drittlandtransfers

Soweit ein Auftragsverarbeiter Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet, stellen wir ein angemessenes Schutzniveau sicher durch: einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO — für zertifizierte US-Anbieter einschließlich des EU-U.S. Data Privacy Framework) oder die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) nebst ergänzender Maßnahmen, soweit erforderlich.

Für den KI-Anbieter ist dies der Mechanismus, auf den wir uns stützen; wir können Ihnen heute nicht bestätigen, dass die Standardvertragsklauseln für Ihre Daten bereits abgeschlossen sind. Solange das so ist, bietet die App eine Analyse auf dem Gerät an: Diese verlässt Ihr Telefon nicht, und Sie können die Cloud-Analyse im Zustimmungsdialog und jederzeit später in den Einstellungen ablehnen.

7. Speicherdauer

Serverseitig: Dokumenttext wird flüchtig verarbeitet und nach Abschluss der Verarbeitung nicht gespeichert. Keine Kopien, keine Backups von Dokumentinhalten. Verbindungsprotokolle unseres Hosting-Anbieters enthalten keine Inhalte; deren Speicherdauer richtet sich nach dessen Bedingungen.
Auf Ihrem Gerät: Gescannte Dokumente, OCR-Texte, Analysen und Antwortentwürfe bleiben lokal gespeichert, bis Sie sie löschen (einzeln oder über „Alle Daten löschen" in den Einstellungen). Mit Löschung der App werden alle lokalen App-Daten entfernt.
Abo-/Berechtigungsdaten: Minimale Berechtigungsdaten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Bereitstellung von Pro und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist (z. B. §§ 147 AO, 257 HGB, soweit einschlägig).
Anonyme Installationskennung und Fair-Use-Zähler: für die Dauer der Installation; Zähler beziehen sich auf rollierende Monatszeiträume.

8. Werbemessung (App Tracking Transparency)

Die App zeigt keine Werbung. Sie enthält zwei SDKs zur Werbemessung — Meta App Events (Meta Platforms) und TikTok App Events (TikTok) —, deren einzige Aufgabe es ist, diesen beiden Netzwerken mitzuteilen, ob eine Installation von Brief über eine von uns bezahlte Anzeige kam und ob einige generische Meilensteine folgten. Das ist Tracking im Sinne von Apples App Tracking Transparency, und die App behandelt es als solches.

Was gefragt wird. Während der Einführung — bei Installationen, die älter sind als diese Funktion, einmalig auf dem Startbildschirm — erklärt die App dies und zeigt danach einmal die App-Tracking-Transparency-Abfrage von iOS. Wenn Sie ablehnen, ändert sich an der App nichts. Ihre Antwort können Sie jederzeit in den iOS-Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Tracking ändern und in der App unter Datenschutz & Sicherheit einsehen.

Was gesendet werden kann. Die Ereignisse sind eine feste, in die App eingebaute Liste: Installation, App-Start, Einführung abgeschlossen, Anzeige der Abo-Seite (und welcher ihrer drei Anlässe), die erste erfolgreiche Analyse eines Briefs (einmal pro Installation, ohne jede Information über den Brief), Beginn eines kostenlosen Probezeitraums und der erste bezahlte Abo-Zeitraum (Tarif, Apple-Preis und Währung). Mit Ihrer Erlaubnis geht die Werbe-ID des Geräts (IDFA) mit.

Was nie gesendet werden kann — weil die App keinen Codepfad dafür hat: Ihre Brieffotos und PDFs, der erkannte Text, Zusammenfassungen und Erklärungen, Ihre Antworten, Namen, Adressen, Aktenzeichen, Beträge, Daten oder sonstige Inhalte eines Briefs, Absender oder Art eines Briefs sowie die anonyme Installationskennung, die mit unserem eigenen Backend verwendet wird.

Ohne Ihre Erlaubnis. Es wird keine Werbe-ID gelesen oder gesendet. iOS blockiert jede Verbindung des TikTok-SDK zu TikToks Servern; TikTok erhält dann nur Apples eigenes SKAdNetwork-Postback, das aggregiert meldet, dass eine Installation stattfand, ohne Sie oder Ihr Gerät zu identifizieren. Das Meta-SDK stützt sich ebenfalls auf SKAdNetwork und auf Metas Aggregated Event Measurement, die ohne Kennung arbeiten.

Empfänger und Rechtsgrundlage. Meta und TikTok verarbeiten diese Daten als eigenständige Verantwortliche nach ihren eigenen Datenschutzrichtlinien (Ziffer 6). Mit Ihrer Erlaubnis ist die Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); die aggregierte Messung ohne Kennung stützt sich auf unser berechtigtes Interesse zu wissen, ob unsere Werbung wirkt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und Sie können ihr jederzeit widersprechen, indem Sie die Tracking-Erlaubnis in den iOS-Einstellungen ablehnen oder widerrufen.

App-Store-Label. Zusätzlich zu den drei Datenarten aus Ziffer 3 weist das App-Store-Datenschutzlabel Geräte-ID, Kaufhistorie und Produktinteraktion als für Tracking verwendet aus; das entspricht der PrivacyInfo.xcprivacy im ausgelieferten Binary. Die Teilen-Erweiterung enthält keines der beiden SDKs und trackt nichts.

9. Ihre Rechte — und wie die App sie umsetzt

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21) sowie das Recht, keiner automatisierten Entscheidung mit Rechtswirkung unterworfen zu werden (Art. 22 — die Analysen der App sind rein informativ und entfalten keine Rechtswirkung; die Entscheidung trifft stets ein Mensch: Sie).
In-App-Selbstbedienung: Die App bietet eine Export-Funktion (Export Ihrer Dokumente, Analysen und Entwürfe in einem portablen Format — dient Art. 15/20) und eine Funktion „Alle Daten löschen" (entfernt sämtliche lokalen Daten; da wir serverseitig keine Dokumentinhalte speichern, werden Ihre Inhalte damit effektiv gelöscht — dient Art. 17).
Für alles Weitere (z. B. Fragen zu Backend-Daten wie Berechtigungsdaten) erreichen Sie uns unter vasilepiciriga@gmail.com. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Beruht eine Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

10. Kinder

Die App richtet sich nicht an Kinder. Sie ist für Personen bestimmt, die amtliche Post erhalten, d. h. in der Regel ab 16 Jahren. Wir verarbeiten wissentlich keine Daten von Kindern.

11. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO): TLS-Verschlüsselung bei der Übertragung, iOS-Geräteverschlüsselung im Ruhezustand, datensparsame Architektur (On-Device-OCR, flüchtige Serververarbeitung), Zugriffskontrollen und keine Protokollierung von Inhalten. Kein Übertragungsweg ist zu 100 % sicher; wir überprüfen unsere Maßnahmen fortlaufend.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich die App oder rechtliche Anforderungen ändern. Die aktuelle Fassung ist stets in der App und unter https://brief-legal.pages.dev verfügbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie in der App. Das oben genannte Datum („Stand") zeigt die letzte Überarbeitung.

13. Kontakt und Aufsichtsbehörde

Datenschutzanfragen und Betroffenenrechte: vasilepiciriga@gmail.com
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für Vasile Piciriga zuständig ist: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Postfach 1349, 91504 Ansbach, www.lda.bayern.de.